Danone Türkiye
Ticari Faaliyetler kapsamında Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Aydınlatma Metni
Değerli tedarikçilerimiz, iş ortaklarımız ve çalışanları/yetkilileri,
Tarafımızca işlenecek kişisel verilerinize ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Danone Türkiye (Sırmagrup İçecek Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Sırmagrup”), Danone Tikveşli Gıda ve İçecek San. ve Tic. A.Ş. (“Tikveşli”) ile Numil Gıda Ürünleri San. Tic. A.Ş. (“Numil”). Sırmagrup, Tikveşli ve Numil birlikte “Danone”) olarak sizleri bilgilendirmek istiyoruz.
Bu metinde; Danone’nin ticari faaliyetler kapsamında (i) Danone ile ticari ilişki içerisinde olan gerçek kişi tedarikçiler/iş ortakları/kurumsal müşteriler ile gerçek kişi veya tüzel kişi tedarikçi/iş ortağı/kurumsal müşterilerin yetkili ve çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesi ile (ii) Danone’nin diğer ticari faaliyetleri sırasında işlenen kişisel verilere ilişkin Danone olarak işlediğimiz kişisel verilerinize ilişkin aydınlatma metni yer almaktadır.
1. Kişisel Verilerinizi İşleme Amaçlarımız ve İşlediğimiz Kişisel Verileriniz Nedir?
Ticari İlişkinin Kurulması: Tarafınızla kuracağımız her türlü sözleşme ilişkisine (mal veya hizmet tedariki, gizlilik, bayilik, sponsorluk, kira, iş ortaklıkları) ilişkin olarak sözleşme öncesi görüşmelerin yürütülebilmesi ve gerekli bilgilerin temin edilebilmesi, teklif süreçleri, tedarikçi değerlendirme ve satın alım süreçlerinin yürütülmesi, sözleşmenin kurulabilmesi amaçlarıyla; gerçek kişi tedarikçi/iş ortağı/müşterimiz iseniz size ait kimlik (ad, soyadı, TC kimlik no, imza, imza sirkülerinde yer alan bilgileriniz), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres/işyeri adresi), özlük (kurum/firma adı, pozisyon/unvan, sözleşmede bilgileri bulunan diğer kişiler için çalıştığı kurum bilgisi), ayrıca eğer gerçek kişi tedarikçi/iş ortağı/müşterimiz iseniz finans (banka hesap bilgileri), müşteri işlem (sözleşme detayları, ücret/teklif bilgisi, hizmet detayları, fiyat tanımlama ve iskonto bilgileri) bilgileriniz işlenmektedir.
Ticari İlişkinin Yürütülmesi: Ticari ilişkimizin başlatılması, yürütülmesi ve takibi, ödeme ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi, cari hesap mutabakatlarının yapılması, cari hesap ve satıcı tanımlamalarının yapılabilmesi, kanuni yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi, muhasebe/vergi ve finans işlerinin yürütülmesi, şüpheli alacakların takibi ve finansal planlamaların yapılabilmesi, raporlama süreçlerin yürütülmesi, sabit kıymet alım/satım işlerinin yürütülmesi, denetim süreçlerinin yürütülmesi, gerekli durumlarda iletişim kurulabilmesi, sağladığınız ürün veya hizmetlere ilişkin kalite süreçleri hakkında gerekli yazılı taahhütlerin alınabilmesi, acil durumlarda iletişime geçilecek kişi listelerinin oluşturulması, kalite ve gıda güvenliği süreçlerinin yürütülebilmesi amaçlarıyla; (i) gerçek kişi tedarikçi/iş ortağı/müşterimiz iseniz size ait kimlik (ad, soyadı, imza, kimlik ön yüz bilgileri, cari kod), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres, faks numarası,) özlük (çalıştığı kurum, pozisyon), finans (banka hesap bilgileri, fatura ve irsaliye bilgileri, stok bilgileri, borç-alacak bilgileri, ödenecek miktar bilgisi, vade bilgisi, ödeme para birimi, hizmet bedeli, teklif bilgileri, kredi bilgileri, teminat tutarı, önerilen kredi limiti, çek tutarları , çalışılan banka adı), müşteri işlem (satın alma ve satış datası, fatura bilgileri, teklif içeriği, şipariş ve rapor verileri, karlılık bilgisi, seyahat ve masraf belgeleri, ödeme işlemleri), (ii) şirket çalışanı/yetkilisi iseniz size ait kimlik (ad, soyadı, TC kimlik no, imza) ve iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres) bilgileriniz işlenmektedir.
İletişim Süreçleri: Danone’nin iletişim kanallarından bizimle iletişime geçerek tarafınızla iletişime geçilmesini istemeniz halinde sizinle iletişime geçilebilmesi için kimlik (ad soyadı), özlük (çalıştığınız kurum) ve iletişim bilgilerinizi (telefon, e-posta adresi ve adres),
Temsil Süreçleri: Danone’yi temsil etmek üzere yetkilendirilmeniz halinde bu yetkilendirmeye ilişkin resmi süreçlerin yürütülebilmesi, ayrıca yetkili olarak şirketimiz adına yaptığınız iş ve işlemlerin yürütülebilmesi amacıyla ilgili dokümanlardaki kimlik (ad soyadı, TC kimlik no, imza, nüfus cüzdanı ön yüz fotokopinizdeki bilgiler), iletişim (adres) ve özlük (çalıştığınız kurum) bilgileriniz işlenmektedir.
Bilgi Teknolojileri Desteği: Bilgi teknolojileri desteği aldığımız bir tedarikçimiz veya çalışanı olmanız halinde sistemlerimize ilişkin bilgi güvenliği önlemlerinin alınabilmesi, buna ilişkin gerekli evrakların imzalatılabilmesi ve gerekli durumlarda bu kayıtların hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, imza) iletişim (telefon numarası, e-posta adresi), özlük (çalıştığınız kurum ve pozisyonunuz) ve işlem güvenliği bilgilerinizi (bize ait sistemlerimize erişmeniz halinde bu erişiminize ilişkin işlem güvenliği ve log kayıtları) bilgileriniz işlenmektedir.
Bilgi Sistemleri Kullanımı: Gerekli hallerde şirketimize ait bilgi sistemlerini kullanabilmeniz ve tarafınıza gerekli erişim ve yetkilendirme ayarlarının yapılabilmesi, gerekli durumlarda kullanıcı hesaplarının açılabilmesi, buna ilişkin kayıtların tutulabilmesi, sistemlerimize ilişkin bilgi güvenliği önlemlerinin alınabilmesi ve gerekli durumlarda bu kayıtların hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilmesi, gerekli durumlarda teknik destek hizmeti alınabilmesi, çağrı ve taleplerinizin sonuçlandırılabilmesi ve raporlanması amacıyla kimlik (ad soyadı, T.C. kimlik no, doğum tarihi) iletişim (e-posta adresi, telefon numarası, adres), özlük (pozisyon, çalıştığınız kurum, erişim yetkileri, işe giriş tarihi, yönetici, departman) ve işlem güvenliği bilgilerinizi (bize ait sistemleri kullanmanız halinde bu erişiminize ilişkin işlem güvenliği ve log kayıtları) bilgileriniz işlenmektedir.
Güvenlik Kamerası Kayıtları: Şirket merkezimiz, fabrikalar, depolar veya ilgili diğer lokasyonlarımızın herhangi birini ziyaret etmeniz, aramızdaki ilişki gereği bu lokasyonlarda geçici veya kısa süreli olarak bulunmanız/çalışmanız halinde gerçekleşmesi muhtemel mevzuata aykırı her türlü fiil, suç veya davranışa karşı sizlerin, Danone ve çalışanları ile diğer üçüncü kişilerin güvenliğini sağlamak ve adli makamlara karşı olan bilgi, belge verme ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek, gerekli durumlarda bu kayıtların hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilmesi amacıyla güvenlik kamerası görüntüleriniz işlenmektedir.
Bayi Süreçleri (Sırmagrup): Danone müşterilerine sipariş hizmeti vermek için kullandığımız sistemlere bayi olarak kaydedilmeniz, finansal onay alabilmeniz, gelen siparişlerin size aktarılması, sipariş kanallarımıza bilgilerinizin eklenmesi, siparişlerin işlenebilmesi, satış dataların işlenmesi, raporlama süreçlerinin yürütülmesi, hak edişlerinin hesaplanması/ödenebilmesi, bütçe süreçlerin gerçekleştirilmesi, bayilere yönelik kampanya süreçlerinin yürütülmesi, tüketicilerimizin kendi bölgesine giren bayiyi öğrenebilmeleri amacıyla bayi bilgilerinin internet sitemizde yayınlanabilmesi amacıyla gerçek kişi bayi olmanız halinde kimlik (ad, soyadı, firma yetkilisinin T.C. kimlik no, ticaret sicil tasdiknamesinde yer alan bilgiler, imza beyannamesi, bayi adı, tabela adı, bayi ünvanı, cari kodu, müşteri kodu iletişim bilgilerinizi (telefon numarası, e-posta adresi, faks, adres, bayinin hizmet bölgesi koordinatları), özlük (kurum adı, pozisyon/unvan), finans (kredi bilgileri, teminat tutarı, banka bilgileriniz), müşteri işlem (kullandığımız sistemin sizin için belirlediği numara, sistem kaydınızın açıldığı tarih, bayi açılış tarihi, satış bölgesi, satış bilgileri, dönemsel satış ve hak ediş tutarı, sorumlu olduğunuz bölge, bağlı olduğu fabrika, aylık satış adedi, geçmiş dönem satış bilgileri, vergi dairesi, vergi no) bilgileriniz işlenmektedir.
Nakliye Süreçleri: Şirketimize ait mal/ürünlerin taşınmasına ilişkin nakliye/lojistik hizmeti veren bir firma çalışanı (şoför) olmanız halinde operasyonel faaliyetlerimizin yürütülmesi, nakliye süreçlerinin denetimi, rota kontrol ve takibinin yapılabilmesi, belirli durumlarda aracın kat ettiği yol miktarı üzerinden hak ediş hesaplaması yapıldığı için aracın kat ettiği yol miktarının hesaplanabilmesi ve aracın izlenebilmesi, mal yükleme ve boşaltma amacıyla lokasyonlarımızı ziyaret etmeniz halinde işyeri güvenliğinin sağlanabilmesi ve giriş çıkış kontrollerinin yapılabilmesi, sevk irsaliyelerinin oluşturulması, sevkiyat raporlamalarının yapılabilmesi, sistemlerimize kaydedilmesi, araçların kurallara uygun kullanımının denetlenmesi, talep halinde kolluk kuvvetlerine bilgi verilebilmesi, gerekli durumlarda hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilmesi, yurtdışına ürün satış süreçlerinde gerekli gümrük ve diğer yasal işlemlerin yapılabilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı, TC kimlik no, pasaport/kimlik bilgisi, plaka no), iletişim (telefon no), özlük (çalıştığı kurum, plaka, hızı, aracın çalışıp çalışmadığı bilgisi ve çalışma saatleri, takip edilen rota, yapılan km, teslimat noktası) ve lokasyon (gerekli durumlarda aracın canlı konumu) bilgileriniz işlenmektedir.
Çağrı Merkezi Denetim Süreçleri: Danone’ye çağrı merkezi/müşteri ilişkileri hizmeti sağlayan tedarikçi firma çalışanı iseniz çağrı merkezi işlemlerinin kayıt altına alınması, müşteri memnuniyetinin sağlanması, iç denetim ve kalite faaliyetlerinin yürütülmesi, gerekli durumlarda hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi amaçlarıyla kimlik (ad, soyadı), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi), özlük (çalıştığınız kurum, tüketici ile görüşme kayıtlarınız), işitsel kayıtlar (çağrı merkezi ses kayıtlarınız) işlenmektedir.
Hukuk/İç Denetim Süreçleri: Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek, yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına karşı diğer hukuki yükümlüklerimizi yerine getirmek, resmi kurum, kuruluşlar tarafından yapılan incelemeler kapsamında gerekli bilgi ve belgelerin paylaşılması, uyuşmazlıklarda mahkeme, icra dairesi, arabuluculuk, uzlaşmacı, hakem heyeti gibi resmi kurum ve kuruluşlara karşı her türlü dava, cevap ve itiraz hakkının kullanılması, görüşme ve anlaşma süreçlerinin yürütülmesi, ihbar/ihtar/bildirim süreçlerinin yürütülmesi, tarafımızdan bilgi talep etmeniz halinde gerekli bilgilerin tarafınıza ulaştırılabilmesi, kurum içi denetim, iç kontrol, iç soruşturma, test çalışmalarının yürütülebilmesi, tedarikçi denetim süreçlerinin yürütülmesi, olası şüpheli işlemlerin ve hukuka aykırı durumların tespit edilebilmesi amaçlarıyla kimlik (ad, soyadı, T.C. kimlik no, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah adresi, varsa KEP adresi), finans (banka hesap bilgileri, alacak borç bilgileri, bilanço bilgileri), müşteri işlem (fatura bilgileri, senet, çek bilgileri, sipariş bilgisi, cari hesap bilgisi, sözleşme bilgileri), lokasyon (şirketimize hizmet veren bir tedarikçi çalışanı olmanız veya şirket araçlarımızı kullanmanız halinde araç lokasyon bilgisi), işlem güvenliği (sistem kullanımlarına ilişkin log kayıtları), hukuki işlem (uyuşmazlık dosya bilgileri, uyuşmazlık konusu, yazışmalar, uyuşmazlık başlangıç ve işlem tarihleri, uyuşmazlık dosyası içerisinde yer alan bilgiler), fiziksel mekan güvenliği (şirket lokasyonlarımıza giriş-çıkış bilgileriniz) bilgileriniz işlenmektedir. Ayrıca rehin, ipotek ve teminat işlemlerinin yürütülmesi kapsamında gerçek kişi bayi/tedarikçi olmanız halinde kimlik (ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, kimlik bilgileri), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, ikametgah adresi, varsa KEP adresi) ve hukuki işlem bilgileriniz (rehin, teminat, ipotek veya kefalet bilgisi) işlenmektedir.
Risk İnceleme Süreçleri: Şirketimizin bağlı olduğu gruptaki rüşvet, yolsuzluk ve uluslararası ticari yaptırımlar gibi iç prosedür ve kurallara uyum sağlanabilmesi ve buna ilişkin gerekli sorgulama ve risk inceleme/tespit/değerlendirme çalışmalarının yapılabilmesi amacıyla çalışmaya başlayacağımız gerçek kişi tedarikçiler, iş ortakları ve bayilere ilişkin kimlik (ad soyadı, cinsiyet), risk yönetimi (risk yönetimine ilişkin ankete verilen cevaplar, sorgu sonuç raporu) bilgileriniz işlenmektedir.
Raporlama/Analiz/Geliştirme Süreçleri: Departmanların talep ve ihtiyacına göre şirket içinde gerekli her türlü raporlamaların (finansal raporlama, bütçe çalışmaları, verimlilik çalışmaları, satış raporlamaları, performans raporlamaları, maliyet analizleri) yapılabilmesi, analiz/test/geliştirme ve iyileştirme süreçlerinin yürütülmesi, verimliliğin artırılmasına yönelik projelerin tasarlanması ve uygulanması amaçlarıyla kimlik (ad soyadı, ticaret unvanı, cari no), iletişim (e-posta adresi, telefon no, adres/il/ilçe), özlük (çalıştığı kurum, masraf yeri, departman, pozisyon), finans (borç-alacak bakiyesi), müşteri işlem (hizmet bedeli, geçmiş satış verileri, gelecek dönem tahmini satış ve tonaj datası, ziyaretçi kayıtları, anket sonuçları), risk yönetimi (risk değerlendirilmeleri bilgilerinizi) işlenmektedir.
İzin ve Aydınlatma Süreçleri: Kanun’dan doğan aydınlatma ve açık rıza işlemlerine ilişkin ispat yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla onaylayacağınız aydınlatma ve rıza metinlerinde yer alan kimlik (ad soyadı, fiziksel doküman ise imza) ve hukuki işlem (tarih, onay/aydınlatma içeriği) bilgileriniz işlenmektedir.
Taşeron işlemleri: Şirketimize hizmet veren bir firma çalışanı olarak bize hizmet sağlayacak olmanız halinde; işe giriş/bordro/muhasebe/ödemeler/hak edişler ve iş hukukundan kaynaklanan diğer özlük haklarınızın ve özlük işlemlerinin mevzuata uygun şekilde yerine getirildiğini kontrol edilebilmesi, ayrıca işvereniniz tarafından bize yapılan faturalandırma/maliyetlendirme işlemlerinin kontrol edilebilmesi, fazla mesai yapmanız halinde buna ilişkin gerekli kontrol, teyit ve muhasebesel işlemlerin yapılabilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı, T.C. kimlik no, doğum tarihi, taşeron nezdinde tutulan sicil no), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres) ve özlük bilgilerinizi (maaş ve yan hak bilgisi, ödeme bilgileri, çalıştığı kurum, pozisyon, işe giriş tarihi, bordro bilgileri, maliyet bilgileri, masraf merkezi, yaptığı masrafları), fiziksel mekan güvenliği (kamera kayıtları) işlenmektedir.
Denetim ve Verimlilik Ölçüm Çalışmaları: Tedarikçi veya çalışanı olarak bize sağladığınız hizmete ilişkin gerekli durumlarda denetim, verimlilik ölçüm çalışmalarının yapılabilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı, tedarikçi sicil no), özlük bilgilerinizi (çalışma verileriniz, performans verileriniz) işlenmektedir.
İş Sağlığı ve Güvenliği Süreçleri): Sizinle veya işvereninizle aramızdaki ticari ilişki kapsamında şirketimize ait lokasyonlardan herhangi birini ziyaret etmeniz, kısa veya geçici süreli olarak şirket lokasyonlarımızda çalışacak/hizmet verecek olmanız halinde, iş sağlığı ve güvenliği mevzuatından kaynaklanan kontrol ve denetim yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi ve gerekli önlemlerin alınabilmesi, tarafınıza gerekli iş sağlığı eğitimlerinin verilebilmesi ve gerekli bildirimlerin yapıldığının kayıt altına alınabilmesi amacıyla sgk bildirgesi, geçici görevlendirme yazısı, kişisel koruyucu ekipman zimmet formu, temel iş sağlığı ve güvenliği eğitim katılım belgesi, mesleki yeterlilik belgesi/diploma (işin türüne göre), ek-2 periyodik sağlık muayene formu, yüksekte çalışma eğitimi alındığına dair belge (yüksekte çalışma var ise) (kapalı alanda çalışma olacaksa kapalı alanda çalışmaya ilişkin eğitim katılım formu), ehliyet (varsakullanılacak araç türüne göre) belgelerinde yer alan kimlik (ad, soyadı, TC kimlik no, imza, refaketçi kişi) , iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), görsel kayıtlar (fotoğraf), mesleki deneyim (sertifika/belge/diploma/eğitim bilgileri) ve özlük bilgilerinizi (işe giriş tarihi, sigortalılık bilgisi, çalışma süresi, çalıştığı kurum, prim bilgileri, çalışmaya uygunluk bilgisi, ziyaret amacı), sağlık bilgileriniz (ek-2 sağlık formunda yer alan sağlık bilgileri) işlenmektedir. Ayrıca iş sağlığı ve güvenliği mevzuatı gereği şirket bünyesinde risk değerlendirme ekiplerinin oluşturulabilmesi, bu ekiplerin toplantı notları ve kararlarının kayıt altına alınabilmesi amacıyla risk değerlendirme ekibinde yer alan isg uzmanı ve işyeri hekimine ilişkin kimlik (ad soyadı, imza) bilgileri işlenmektedir.
Tedarikçi işyerine giriş çıkış işlemleri: Şirket merkezinde tedarikçi çalışanı olarak kısa veya geçici süreli çalışmanız halinde iş yerine giriş ve çıkış yapabilmeniz amacıyla kartınızın basılabilmesi, güvenlik önlemleri kapsamında gerekli olması, denetim faaliyetleri ve kural/mevzuata aykırı durumlarda delil olarak kullanılabilmesi, işvereniniz tarafından özlük hesaplamalarınızın yapılabilmesi için bu bilgilerin tarafımızdan talep edilmesi halinde bunların temin edilebilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı), özlük bilgilerinizi (çalıştığı kurum, giriş çıkış saat ve tarihleri) ve görsel kayıtlar (fotoğrafınız) işlenmektedir.
Şirket İçi Duyuru ve Kamuya Açık İçerik Paylaşım Süreçleri: Tedarikçi çalışanı olarak calışanlarımızla birlikte kısa/geçici süreli olarak çalışmanız, iş süreçlerimize/projelerimize dahil olmanız halinde şirketimizin kurumsal iletişim ve tanıtım çalışmaları, duyuruların yapılması, çalışan motivasyon/sosyal faaliyetleri kapsamında yapılan çeşitli etkinliklere (kutlama, program, toplantı, lansman, eğitim, proje, özel gün kutlanması) ilişkin çalışanların yer aldığı paylaşımlarda şirket içi duyuru ve iletişim kanallarında, şirket içi görsellerde, internet sitemizde ve sosyal medya hesaplarındaki şirketimize ait gruplarda paylaşılabilmesi amacıyla sizin de yer aldığınız kimlik (ad soyadı), özlük (çalıştığı kurum, pozisyon) ve görsel kayıtlar (fotoğraf, video) işlenmektedir.
Eğitim ve Gelişim Süreçleri: Çalışanlarımıza eğitim verilmesi için hizmet aldığımız tedarikçi çalışanı (eğitmen) olmanız halinde eğitim kayıtlarının tutulması, eğitimlere ilişkin raporlamaların yapılabilmesi, eğitim form ve sertifikalarının düzenlenebilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı), özlük (çalıştığınız kurum ve birim, pozisyon, unvan bilgisi, yöneticisi, eğitim tarihleri, işe giriş bilgisi, eğitim süresi, eğitim katılım durumu, eğitim türü) bilgilerinizi işlenmektedir. Ayrıca canlı eğitimlere katılamayanların daha sonra eğitimleri izleyebilmeleri, canlı olmayan eğitimlerin kayıt altına alınarak eğitim ortamlarından çalışanlarımıza izletilebilmesi amacıyla kayıt altına alınan eğitimler kapsamında eğitimci olmanız halinde görsel ve işitsel kayıtlarınız (eğitim videolarınız) işlenmektedir.
Personel servisi kullanımlarınız: Şirketimizdeki kısa/geçici çalışma sürecinizde bize ait çalışan servislerini kullanmanız halinde uygun servise yerleştirilmeniz, maliyetlerin hesaplanabilmesi ve gerekli muhasebesel işlemlerin yapılabilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı, tedarikçi sicil no), iletişim (telefon numarası, adres bilgisi il/ilçe/mahalle/cadde/sokak) ve özlük bilgilerinizi (çalışılan şirket adı, servis kullanım maliyetleri) bilgileriniz işlenmektedir.
GSM Hat ve Cihaz Tahsis Süreçleri: Şirketimizdeki kısa/geçici çalışma sürecinizde gerekli durumlarda sizinle/işvereninizle olan anlaşmamız uyarınca tarafınıza mobil cihaz veya cep telefonu hattı temin edilmesi halinde buna ilişkin gerekli zimmet kayıtlarının tutulabilmesi, hat temin ve devir işlemlerinin yapılabilmesi, kurum içi denetim ve kontrol faaliyetlerinin yapılabilmesi, maliyetlerin hesaplanabilmesi ve gerekli muhasebesel işlemlerin yapılabilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı, TC kimlik no), iletişim (cep numarası) ve özlük bilgilerinizi (pozisyon, unvan, çalıştığı lokasyon, departman, direktörlük, hat kullanım bilgileriniz ve detayları, kullandığı hat türü ve kapsamı, masraf yeri) bilgileriniz işlenmektedir.
Reklam Süreçleri: Sosyal medya üzerinde yapılacak reklam/etkinlik faaliyetlerinde şirketimizle birlikte çalışmanız, reklam hizmeti vermeniz halinde ilgili reklam/kampanya süreçlerinin yürütülebilmesi, mal/hizmet satın alım faaliyetlerinin yürütülebilmesi amacıyla kimlik (ad, soyadı,), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres, sosyal medya kullanıcı hesap bilgileri) müşteri işlem (ücret, takipçi sayısı, etkileşim görüntülenme sayıları, etkinlik sonucu analiz ve sonuçlar) bilgileriniz işlenmektedir.
Kutlama ve tebrik amaçlı gönderimler: Özel günlerde (yılbaşı, bayramlar gibi) veya çeşitli süreçlerde şirketimizin paydaşlarına, tedarikçilerine, medya ve basın sektöründeki iş ortaklarına, kurumsal müşterilerinin yetkililerine ve sivil toplum kuruluşlarının temsilcilerine tebrik ve kutlama içerikleri gönderebilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı), iletişim (adres, telefon numarası, e-posta), özlük (çalıştığı kurum) bilgilerinizi işlenmektedir.
Uzmanlarla Çalışma Süreçleri: Şirketimize ait çeşitli internet siteleri veya sosyal medya hesaplarına yönelik uzman/hizmet veren sıfatıyla içerik sağlayan tedarikçi veya çalışanı (uzman, sağlık mesleği mensubu vs.) olmanız halinde sizden alacağımız hizmete ilişkin sözleşme süreçlerinin yürütülebilmesi, finans/muhasebesel süreçlerin yürütülmesi, içeriklerin hazırlık ve yayınlanma süreçlerinin yürütülebilmesi, anılan internet sitelerinde sizi tanıtıcı özgeçmişinizin yayınlanabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, T.C. kimlik numarası, imza), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), mesleki deneyim (meslek, özgeçmiş, uzmanlıklar, sertifikalar), müşteri işlem (ücret bilgisi, sözleşme bilgileri, uzmanlık alanı) ile görsel ve işitsel kayıtlarınız (sağlayacağınız içerikteki fotoğraflar, videolar, çekimler, canlı yayındaki kayıt bilgileriniz) işlenmektedir.
Satış Noktalarına ilişkin Faaliyetler: Doğrudan şirketimiz müşterisi olmamakla birlikte müşterilerimiz/iş ortaklarımız/distribütörlerimizden mal/ürün alımı yapan ve/veya şirketimizin ürünlerinin satışını yapan bir satış noktası olmanız halinde; sipariş toplama ve satış süreçlerinin yönetilmesi, sistemlerimizde yer almamanız halinde yeni satış noktası olarak tanımlanabilmeniz, satış süreçlerine ilişkin çeşitli amaçlarla anket çalışmalarının yapılması, iş süreçlerimizi geliştirmeye yönelik gizli müşteri anketlerinin yapılabilmesi, raporlama/değerlendirme/analiz çalışmalarının yapılabilmesi, çalışan/tedarikçi performans değerlendirme ve denetim süreçlerimizin yürütülebilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, tabela adı, satış noktası kodu), iletişim (adres, il, ilçe, konum (coğrafi koordinatlar), telefon numarası) ve müşteri işlem (sipariş bilgileri, tarafınıza yapılan ziyaretlere/tanıtımlara/bilgilendirmelere ilişkin kayıtlar, yapılan raf ve faaliyet çalışması bilgileri) bilgileriniz işlenmektedir.
Satış Otomasyon Sistemleri: Şirketimize ait satış otomasyon sistemlerini kullanan ve satış süreçlerinde destek aldığımız bir tedarikçi/iş ortağı/bayi/distribütör veya çalışanı olmanız halinde, kullandığınız satış otomasyon sistemine sipariş girişi yapabilmeniz, yeni tanımlamaların yapılabilmesi ve görevi sona eren kişilerin yetkilerinin kaldırılabilmesi, çalışan ve tedarikçilere ilişkin satış raporlama, analiz, anket, test, denetim ve performans değerlendirme faaliyetlerinin yürütülebilmesi, satış/planlama ve strateji belirleme faaliyetlerinin yürütülebilmesi, gerekli durumlarda hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi amacıyla kimlik (ad soyadı, sistem kodu), iletişim (e-posta adresi, telefon no), özlük (çalıştığınız kurum, pozisyon, departman, destek verdiğiniz satış noktaları, ziyaret bilgileriniz, satış verileriniz) işlenmektedir. Ayrıca satış otomasyon sistemlerinde teknik desteğe ihtiyacınız olması halinde size tedarikçimiz tarafından gerekli teknik destek hizmetinin verilebilmesi, buna ilişkin kayıtların saklanabilmesi, hizmetlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi için gerekli olması, tedarikçi denetimleri kapsamında gerekli olması, gerekli durumlarda hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi amaçlarıyla teknik destek talep süreçlerine ilişkin kimlik (ad soyadı), iletişim (telefon, e-posta adresi), işlem güvenliği (log kayıtları), işitsel kayıtlar (teknik destek çağrı merkezi görüşme ses kayıtları) işlenmektedir.
2. Kişisel Verilerinizi Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarabiliriz?
Kişisel verilerinizi aşağıdaki alıcı gruplarına aktarabiliriz:
Resmi Kurum ve Kuruluşlar: Yasal bildirim, beyan ve denetim yükümlülüklerini ve ilgili sair yükümlülüklerimizi yerine getirmek, adli/resmi yazışmaların yapılabilmesi, hukuki uyuşmazlıkların yürütülmesi ve dava ve cevap hakları gibi yasal haklarımızı kullanabilmek, şirketimizin yararlandığı teşvikler kapsamındaki yükümlülükleri yerine getirebilmek amacıyla bizden istenen bilgileri yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkeme, savcılık, bakanlıklar, kolluk kuvvetleri ve diğer adli/idari makamlara (Sosyal Güvenlik Kurumu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu) aktarabiliriz.
Tedarikçiler: Bilişim teknolojileri veya uzmanlık gerektiren danışmanlık, ürün veya hizmet tedariki, ilgili süreçlerin takip edilmesi konularında destek aldığımız yurtiçi tedarikçilerimize (arşivleme firması, avukatlar, alt yapı ve web tasarım hizmeti, baskı hizmeti veren tedarikçiler, çağrı merkezi hizmeti, bankalar, bağımsız denetim firmaları, bilgi işlemleri destek hizmeti, elektronik ileti aracı hizmeti, gümrük müşavirliği hizmeti, e-arşiv/e-fatura/e-imza/e-mutabakat hizmeti verenler, görsel çekim, düzenleme ve tasarım hizmeti verenler, hat devri için çalışılan operatör firma, kargo hizmeti sağlayıcıları,işyeri hekimi, iş sağlığı ve güvenliği hizmeti veren firmalar ve bunların kullandığı yazılım firmaları, iş yeri kıyafeti üreten firmalar, e-ihale platformu hizmeti verenler, bakım/onarım ve teknik destek hizmeti verenler, güvenlik firmaları, hukuki ve mali danışmanlık hizmeti veren firmalar, KEP hizmeti sağlayıcısı, muhasebeci/mali müşavirler, şirket lokasyonlarımızda geçici süreli olarak çalışmanız halinde bina giriş kartı verilebilmesi amacıyla lokasyonlarımızda hizmet aldığımız bina yönetimleriyle, satış noktasına ilişkin veri tabanı hizmeti aldığımız tedarikçiler, mal/ürün siparişlerimizin girilebilmesi amacıyla mal/ürün alımı yaptığımız depolar, bazı depolarımıza ilişkin depo yönetim hizmeti alınması nedeniyle nakliye/teslimat/tedarik süreçlerinde görev alan tedarikçi çalışanlarının bilgileri anlaşmalı depo yönetim ve nakliye firmaları ile, lojistik firmaları, proje desteği alınan danışman şirketler, PDKS hizmeti veren firmalar reklam/PR çalışmaları için destek alınan firmalar, servis hizmeti sağlayıcıları sertifika veren firma, sipariş sistemi altyapı ve sunucu hizmeti) aktarılmaktadır.
Danone Türkiye içi aktarımlar: Faaliyetlerimiz kapsamında bazı işlemlerin (insan kaynakları, hukuk, pazarlama, bilgi teknolojileri, müşteri ilişkileri, finans/raporlama, lojistik, satış işleri) bağlı bulunduğumuz Danone Grubu (Numil Gıda Ürünleri San. ve Tic. A.Ş. Danone Tikveşli Gıda ve İçecek San. ve Tic. A.Ş., Sırmagrup İçecek Sanayi ve Ticaret A.Ş. birlikte “Danone Türkiye”) bünyesinde ortak olarak yürütülmesi nedeniyle bu kapsamda ilgili işlemde görev alan çalışan/birimlerin ticari ilişki içerisinde bulunduğu Danone Türkiye şirketi dışında diğer grup şirketlerimizden biri veya birkaçı bünyesi yer alması halinde kişisel verileriniz bu nedenle grup şirketlerimize aktarılacaktır.
Yurtdışı Tedarikçiler: Şirketimizin bilişim ve ürün desteği alanında destek hizmeti aldığı yurtiçindeki tedarikçilerin sunucularının yurtdışında olması veya yurtdışındaki tedarikçilerden destek alması nedeniyle tedarikçilerle (e-posta/ortak alan ve dosya muhafaza sunucu hizmeti, çevrimiçi (online) toplantı hizmeti, ürün ve sunucu hizmeti, anket programı hizmeti, şirket içi sosyal paylaşım ağı programı hizmeti, sunucu hizmeti, proje takibi, risk değerlendirme ve ölçümüne ilişkin ürün hizmeti, ihale programlarına ilişkin sunucu hizmeti) paylaşılmaktadır. (Kişisel verileriniz, ilgili paylaşıma ilişkin mevzuattaki uygun güvenceler temin edilmiş bir şekilde aktarılmaktadır.)
Yurtdışındaki grup şirketlerine aktarımlar: Şirketimizin de dahil olduğu grup şirketleri tarafından ortak olarak kullanılan tüm sistem ve uygulamalara ilişkin teknik destek ve bakım ve uygulama yönetim süreçlerinin yürütülmesi, ana grup şirketi olarak denetim hakkı kapsamında bu uygulamalara erişim hakkının olması, denetim süreçlerinin yürütülmesi kapsamında bilgi/belge talep ve erişim hakları sağlanması, sözleşme süreçleri, raporlama faaliyetleri, ihlal süreçlerindeki soruşturmalar sonucu hazırlanan raporların paylaşımı kapsamında Şirketimizin bağlı olduğu yurtdışındaki grup şirketleriyle paylaşılabilecektir. (Kişisel verileriniz ilgili paylaşıma ilişkin mevzuattaki uygun güvenceler temin edilmiş bir şekilde aktarılmaktadır.)
Kamuya Açık Paylaşımlar: Yukarıda açıklanan Şirket İçi Duyuru ve Kamuya Açık İçerik Paylaşım Süreçleri kapsamında ilgili sosyal medya paylaşımlarının yapılabilmesi amacıyla kişisel verileriniz sosyal medya platformlarına aktarmak yoluyla herkese açık şekilde paylaşılmaktadır.
3. Kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi nedir?
Kişisel verilerinizi; (i) telefonla veya e-posta yoluyla paylaşmanız, çağrı merkezi/müşteri ilişkileri süreçlerinde yapılan telefon görüşmeleri sırasında görüşmelerin kayıt edilmesi yoluyla, sosyal medya, kartvizitinizi paylaşmanız ve diğer iletişim kanalları üzerinden karşılıklı olarak iletişime geçilmesi sırasında, resmi, idari ve adli makamlar tarafından bizimle tebligat veya dijital kanallar yoluyla bilgi paylaşılması, kişisel verilerinizi alenileştirdiğiniz ortamlardan elde edilmesiyle, çalışma süresinde bizimle sözlü veya yazılı olarak paylaştığınız verilerin farklı süreçlerde tekrar kullanılması, şirketimize ait bilgi sistemlerini kullanmanız halinde yaptığınız işlemlerin log kayıtlarının alınması, şirket lokasyonlarını ziyaret etmeniz halinde güvenlik kameralarının görüntü kaydı yapması yoluyla otomatik yöntemlerle ve (ii) ticari ilişki/sözleşme ilişkisi öncesi görüşmeler sırasında, sözleşme imzalanması sırasında yazılı olarak ve nakliye/ziyaret süreçleri kapsamında ziyaretçi formunun doldurulması, yazılı form veya elden teslim ettiğiniz evrakların kaydedilmesi, resmi, idari ve adli makamlar tarafından bizimle tebligat yoluyla bilgi paylaşılması şeklinde otomatik olmayan yöntemlerle toplamaktayız.
Bu şekilde elde edilen kişisel verilerinizi yukarıda yer verilen her bir işleme amacına ilişkin aşağıda ayrı ayrı yer verilen hukuki sebeplere dayanarak işlemekteyiz:
· Ticari ilişkinin kurulması ve yürütülmesi süreçleri, nakliye süreçleri, taşeron işlemleri, reklam süreçleri uyarınca “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ile “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”, “hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
· Uzmanlarla çalışma süreçleri, satış noktalarına ilişkin faaliyetlere ilişkin olarak “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması” ile “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
· Bilgi teknolojileri desteği, bilgi sistemleri kullanımı, temsil süreçleri güvenlik kamerası kayıtları, çağrı merkezi denetim süreçleri, personel servis şoförleri, tedarikçi işyerine giriş çıkış işlemleri, personel servisi kullanımınız, gsm hat ve cihaz tahsis süreçleri, satış noktalarına ilişkin faaliyetler, satış otomasyon sistemlerine ilişkin olarak “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
· İş sağlığı ve güvenliği süreçleri uyarınca “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”, “hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebeplerine, bu süreç kapsamında işlenen sağlık verilerine ilişkin olarak ise “istihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebi,
· iletişim süreçleri, raporlama/analiz/geliştirme süreçleri, denetim ve verimlilik ölçüm çalışmaları, şirket içi duyuru ve kamuya açık içerik paylaşım süreçleri, eğitim ve gelişim süreçleri, kutlama ve tebrik amaçlı gönderimlere ilişkin olarak “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri,
· İzin ve aydınlatma süreçlerine ilişkin olarak “hukuki yükümlülüğünün yerine getirilmesi” ve “bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması” hukuki sebeplerine,
· Bayi süreçleri uyarınca “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” ve “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi” hukuki sebepleri,
· Hukuk/iç denetim, risk inceleme süreçlerine ilişkin olarak “hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi”, “kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “hakların tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin ve aktarmanın zorunlu olması” ve “veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri.
4. Haklarınız nelerdir?
Tarafımızca işlenen kişisel verilerinize ilişkin olarak her zaman Kanun’un 11. maddesinde yer alan haklarınıza ilişkin tarafımıza başvuruda bulunabilirsiniz. Başvurularınızı Veri Sorumlusu olarak şirketimizin aşağıdaki adresine yazılı başvuru yaparak veya sistemimizde kayıtlı bulanan e-posta adresinizden e-posta göndermek suretiyle iletebilirsiniz. (İlgili talebin Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan şartlara uygun olması gerektiğini hatırlatmak isteriz.)
Ad Soyad :
Tarih :
İmza :